fbpx
Czas czytania: 7 minut

Istnieje wiele metod planowania. Sam zacząłem to robić już sporo lat temu jednocześnie dużo o tym czytając. Udoskonalałem swoją strategię planowania i metody osiągania celów nieustannie na przestrzeni lat, dzięki czemu dopasowywałem wszystko do siebie i zwiększałem skuteczność. Wiele osób ma natomiast problem z postanowieniami noworocznymi lub innego rodzaju planami, które finalnie nie wychodzą. Wbrew pozorom zwiększenie skuteczności w tym zakresie wymaga tylko systematyzacji i przeniesienia celów w inne miejsce niż głowa. Jak robię to ja? 

Co znaczy dobre planowanie? 

Dobre planowanie to takie, które przede wszystkim działa na Ciebie. Bez względu na to, jaką metodę wybierzesz, finalnie możesz dopasowywać system do siebie, aby nie popadać w skrajności i znaleźć złoty środek. Techniki mają służyć głównie i tylko Tobie w tym wypadku, więc najlepiej metodą prób i błędów wyselekcjonować z różnych metod to, co według Ciebie najlepsze. Sam czerpałem z różnych źródeł od mentorów, SMART, GTD i innych. Najlepiej też, gdy swoje cele i plany masz w innym miejscu niż głowa. Wtedy powinieneś poczuć większą motywację do ich realizacji i pamiętać o nich. Jeżeli zatrzymasz wszystko w głowie, z czasem dysonans poznawczy, pamięć lub inne aspekty mogą sprawić, że stracisz poczucie czasu w realizacji lub zapomnisz o czymś ważnym. 

Czy planowanie bieżące wyklucza spontaniczność? 

Niekiedy można spotkać się z opinią, że planowanie bieżące ogranicza w pewnym stopniu spontaniczność. Jak wyjechać spontanicznie nad morze, czy poza granicę, gdy na każdy miesiąc mamy już inne założenia? Wbrew pozorom same nasze działania nie zmieniają się, gdy planujemy (nie, jeżeli nie będziemy chcieli ich zmienić). To nie jest tak, że pewna niewidzialna ręka teraz odbierze nam spontaniczność, a my będziemy podążać jedynie za planem. Bardziej chodzi o kwestię świadomości. Osoba świadoma swoich planów równie dobrze może być spontaniczna, tylko wtedy wie, co jest kosztem danego wyjazdu, czy innego, specjalnego pomysłu. Ma świadomość, że idąc w danej chwili innym, spontanicznym torem nie zrobi tego, czy tamtego i podejmuje świadomą decyzję na podstawie tego, co jest dla niej ważniejsze. 

Zanim zaczniemy – Metodyka SMART

Planowanie celów metodą SMART to podstawa, więc krótko przywołam, na czym to polega. Co oznacza, że cel jest SMART?

  • Skonkretyzowany (ang. Specific)
  • Mierzalny (ang. Measurable)
  • Osiągalny (ang. Achievable)
  • Istotny (ang. Relevant)
  • Określony w czasie (ang. Time-bound)

Źródło: Wikipedia

Jak osiągać cele? – Moje metody planowania 

Moje metody planowania dopracowywałem, jak już wspomniałem, przez kilka poprzednich lat. Przedstawię to wszystko za pomocą planów rocznych, które później dzielę na mniejsze. 

Zazwyczaj mam listę celów bardzo dużych na perspektywę dziesięcioletnią, a później pięcioletnią, aby nie stracić z oczu misji i ogólnego kierunku działania. Później, każdego roku, w grudniu, określam cele na następny rok. W ten sposób powstaje lista ponad 15 celów, które trzeba zrealizować. Sam cel roczny jednak wydaje się w tej perspektywie dosyć duży. Przeanalizujmy to na przykładzie książek. 

Cel roczny: Przeczytać 36 książek 

Dużo? Mało? Początkowo może wydawać nam się, że wykonanie tego celu zajmie nam bardzo dużo pracy. Nasza głowa nie rozumie na poziomie podświadomym, że rok ma dwanaście miesięcy, a to przecież strasznie dużo czasu! Podzielmy więc cel na miesiące zależnie od naszej planowanej decyzyjności. Wychodzi średnio po 3 książki miesięcznie. 

Cel miesięczny: 3 wybrane książki 

Później wybierasz, które książki przeczytasz w następnym miesiącu. Wiesz już wtedy, jak długie są i ile czasu zajmie Ci przeczytanie każdej z nich. Oczywiście mówimy o takim czytaniu, gdzie rzeczywiście czujesz swoje zaangażowanie i nie śpieszysz się z lękiem, że nie zdążysz na czas. Następny etap to cel na dany tydzień. Weźmy np. pod uwagę, że zdecydowałeś się w takim czasie przeczytać dokładnie jedną książkę. 

Cel tygodniowy: 1 książka (a) 

Co jednak zrobić z celem tygodniowym, aby nie zapomnieć o nim w środę, wtorek, czy inny dzień? Kupić sobie kalendarz lub w komputerze zaplanować sobie w zadaniach na następny tydzień codziennie pewną ilość książki do przeczytania. Moja technika planowania, że szacuję, ile zajmie mi przeczytanie danego rozdziału (wielkość liter, ilość obrazków, screenshotów, grafiki itp.) i następnie wrzucam w każdy dzień trochę. Niekiedy już w weekend wiem, że w następnym tygodniu jeden dzień nie będę mógł czytać ze względu na inne obowiązki, więc dzielę pomiędzy dniami, w których czuję, że będę dyspozycyjny. 

Kolejny krok to już tylko wypełnianie celów dziennych w postaci np. 2 rozdziały książki x lub 40 stron książki y. Zanim się obejrzymy, będziemy mieli przeczytanych tyle książek, ile założyliśmy i staniemy się mądrzejsi.

Cele dzienne możemy natomiast dzielić na zasadzie hierachii (np. za pomocą liczb). 1 – najważniejsze itp.

Istnieje też podział na:

  • Cele ważne i pilne (wykonanie zadania związanego z kluczowym projektem na teraz)
  • Cele nieważne ale pilne (np. załatwienie czegoś, co nie może zwlekać ale nie wpływa na poziom realizacji celów – np. zrobienie prania)
  • Cele ważne ale niepilne (np. nauka nowego języka)
  • Cele nieważne i niepilne (nie musimy ich wykonywać, możemy je podzlecić, nic się nie stanie jak ich nie zrobimy)

Podział celów miesięcznych

Ja, aby nie zagubić się wśród tak wielu celów miesięcznych dzielę je dodatkowo na cztery kategorie. Pod każdą z nich znajdują się inne cele miesięczne:

  • Rozwój
  • Kariera
  • Zdrowie
  • Podróże i przygody

Planowanie celów z uwzględnieniem finansów 

A co w sytuacji, gdy cel nie jest aż tak prosty? Co robić, gdy planowanie celów wymaga określonego budżetu? Robimy to w bardzo podobny sposób. Podejrzewam, że bardzo często celem mogłoby być zwiedzenie konkretnego miejsca lub podróż do konkretnego kraju. Mamy więc kolejny przykład. 

Cel roczny: Zwiedzenie 4 nowych krajów (w tym jeden na innym kontynencie). 

Mamy ogólny cel, z którego może Ci się wydawać, nic nie wynika. Masz racje. Dopiero po sprecyzowaniu będziemy mogli powiedzieć coś więcej i zweryfikować, które miejsca są w naszym zasięgu. Podróż do 4 krajów kosztować może w zależności, jakie to kraje, od 3000 pln za wszystko po 50 000 za wszystko, więc rozpiętość jest dosyć spora. 

Ja przykładowo ustalam wtedy, że 3 ze wspomnianych krajów będą w europie, a na każdą z tych podróży mogę przeznaczyć np. 1500 pln. Podróż na inny kontynent natomiast może mnie kosztować np. maksymalnie 3000 pln. Teraz ilość miejsc, o których mogłem pomyśleć czytając pierwszy cel samodzielnie zawęża się. Wszystko dlatego, że większość miejsc na innych kontynentach jednak okazuje się dużo droższa. Po europie podobnie. Skoro jednak nie byliśmy nawet w bliższych miejscach, a chcielibyśmy je zobaczyć, wszystko gra. Kiedy chcemy zacząć rezerwować wszystkie podróże? Załóżmy, że w lipcu. Mamy więc od stycznia 7 miesięcy na zebranie potrzebnych środków (nie wszystkich, gdyż możemy odsunąć w czasie rezerwację hoteli i jedzenie, które kupimy dopiero na miejscu). Finalne koszty wszystkich podróży wynoszą więc 7000 pln. Realnie, na lipiec, aby zarezerwować hotele i loty natomiast musimy mieć np. 2500 pln. Warto jednak od razu celować w 7000 w tym wypadku, a potem modyfikować w locie. Zakładając bowiem, że musisz mieć 3000 do lipca, a resztę stopniowo do końca roku, może okazać się, że później będziesz miał trudności z pozyskaniem reszty środków. Co wtedy? Nie będziesz jadł? 🙂 Załóżmy więc, że musimy zebrać 7500 pln do lipca. 

Tutaj często ludzie wpadają w inną pułapkę. Gdy mówi się o kwocie 7500 może wydawać się mała, jednak, gdy przychodzi oszczędzić realnie taką ilość pieniędzy, osoby mają z tym problem. Obowiązkowe jest więc dzielenie tego na miesiące. 

7000 / 7 = 1000 pln / miech 

Musimy oszczędzać 1000 pln miesięcznie, aby zrealizować cel. Dodatkowo dochodzą takie rzeczy jak terminy, zorganizowanie dni wolnych i inne. Dzielimy więc na cele miesięczne.

Cel miesięczny: Oszczędzać 1000 pln na podróż

Tutaj nie musimy robić celów tygodniowych i dziennych (przynajmniej z mojego doświadczenia, gdyż zbyt bardzo to nie pomaga). Kontrolujmy jednak swoje wydatki, aby udało się dojść do takiego rezultatu. Przykładowe cele miesięczne, które również muszą się znaleźć przy realizacji takiego planu: 

Cel miesięczny: Wybrać miejsca, do których mogę lecieć

Cel miesięczny: Zarezerwować loty (np. 2 nowe loty w lutym)

Cel miesięczny: Zorganizować swoją pracę pod kątem wyjazdu 

Później to kwestia jeszcze mniejszych celów tygodniowych i wrzucania wszystkiego w kalendarz. Wiesz wtedy, że np. w środę musisz spędzić 2 godziny na rezerwacji dwóch kolejnych lotów, aby spełnić swój cel w postaci 4 nowych krajów tego roku. 

Nie takie trudne, prawda? 

Kontrola budżetu domowego – Jak to robić? 

Jeżeli posiadamy dużo celów związanych z finansami (lub nawet, gdy nie posiadamy), warto posiadać zorganizowany budżet domowy. Pomijając już fakt, że przy firmie kontrola wydatków to podstawa, ważne jest to również przy codziennym życiu. Ponownie – nie zawsze, by wydawać mniej ale by być świadomym swoich wydatków i na tej podstawie podejmować decyzje odnośnie kolejnych. 

Ja posiadam swój własny, dostosowany szablon w Pages (Excel), w którym swoje wydatki zbieram. Staram się w wybranej specjalnie notatce na IPhone notować dzisiejsze wydatki raz dziennie. Później podsumowuje wszystko w weekend przy podsumowaniu tygodniowym i wprowadzam do wspomnianego szablonu. Dzięki temu mam szansę wszystko kontrolować. Możesz wykonać swój własny szablon na podstawie mojego lub ściągnąć gotowe z internetu. Przykładowe, darmowe szablony do budżetu domowego ma na swojej stronie Michał Szafrański. Jak wyglądają moje? To dwa arkusze: 

Pierwszy: 

Drugi: 

Warto zaznaczyć, że nie ma co popadać w skrajności. Możesz zawierać tutaj tylko poglądowe liczby. Przykładowo zaokrąglone do dziesiątek lub pięćdziesiątek. Mając coś takiego wiemy, jak stoimy z kwotą na dany cel i możemy sobie procentowo obliczyć, ile nam brakuje. To ogromny krok do przodu od momentu, gdy mamy wszystko w głowie. Głowie trudno jest pamiętać taką ilość informacji tego typu. Lepiej zostawić jej kreatywne zadania, a wszystko, co może zostać wyrzucone, wyrzucić. To jedna z wielu rzeczy, której nauczyłem się z metody planowania Getting Things Done. 

Najważniejsze w planowaniu – Sporadyczne podsumowania

Istnieje kilka rytuałów, nawyków, bez których osiąganie celów i skuteczne planowanie, którego efekty są widoczne, byłyby prawie niemożliwe, a co najmniej trudne. Należą do nich: 

Zasada dwóch minut – Kolejna rzecz z metody GTD. Polega na tym, że wszystkie sprawy, które zajmują mniej niż 2 minuty robisz bez zwlekania. Możesz w ten sposób znacznie skrócić listę zadań i oduczyć się odkładania małych rzeczy na później. 

Podsumowania tygodniowe, miesięczne i roczne – Bardzo ważne dla mnie jest podsumowanie każdego okresu. Robię to już od kilku lat (z 4-5?) rok do roku, tydzień w tydzień, więc teraz dziwne wydaje mi się, gdy ktoś tego nie robi. Mówiąc do rzeczy, posiadając już wszystkie cele roczne, na podsumowaniu miesięcznym określam, co zrobię w następnym miesiącu, jakie mam cele na następny miesiąc i podsumowuje poprzedni. Zadania z poprzedniego sumuję (zazwyczaj wychodzi około 30 – 35 mini celów) i obliczam procent, jaki wykonałem. Wtedy wiem, jak ma się moje planowanie do działań i co muszę w sobie poprawić. 

Podczas podsumowania tygodniowego (u mnie ma miejsce zazwyczaj w sobotę), podsumowuję poprzedni tydzień i planuje zadania na następny (z miesięcznego rozbijam na tygodniowy). Planuję jedynie 1 tydzień do przodu szczegółowo (nie licząc zadań lub wydarzeń, które mam wpisane z wyprzedzeniem jak szkolenia, spotkania, podróże i inne). Nie robię też procentowego podsumowania poprzedniego tygodnia, bo to jednak byłaby przesada według mnie. W każdym razie dbam, aby wszystko zostało zrobione, każda sprawa wykonana i o żadnej staram się nie zapomnieć (co jest mało możliwe, bo wszystko zapisuję). 

Całość składa się na całkiem precyzyjny, a co najważniejsze, sprawny i skuteczny system planowania, który pozwala mi osiągnąć cele. Powodzenia w konstruowaniu swojego! Jeżeli macie sprawdzone, swoje sposoby, chętnie powymieniam się dobrymi praktykami. Zarówno w prowadzeniu firmy (inna para kaloszy) jak przy celach osobistych (powyżej opisałem metodykę osiągania celów osobistych właśnie).