Prowadzenie szkoleń wewnętrznych w firmach to duże wyzwanie. Niezależnie od branży firmy i zakresu szkolenia warto się dobrze przygotować. Wszystko po to, aby uczestnicy takiego szkolenia wyszli z niego z wiedzą, którą mogą bez problemu zaadaptować w swojej branży i codziennych obowiązkach. Umiejętności miękkie i kompetencje trenerskie to jedno, jednak merytoryczne przygotowanie, materiały, konspekt i organizacja to drugie. Tylko dbając o każdy aspekt możemy spodziewać się dobrego efektu i pozytywnych opinii.
Spis treści
Prowadzenie szkoleń – Jak przygotować się do szkolenia?
Prowadzenie szkoleń, a dokładniej przygotowanie do nich z początku było dla mnie sporym wyzwaniem. Często kompetencje, czy specjalistyczna wiedza z zakresu tematów, które podejmuję na szkoleniach nie wystarczą, aby zostawić osoby z takimi umiejętnościami, jakich oczekujemy po przeprowadzonym szkoleniu. Potrzebny jest plan i skondensowanie wiedzy. Brak planu szkolenia może skutkować klątwą wiedzy trenera, przeładowaniem materiału (chcemy dużo powiedzieć w ograniczonym czasie i wychodzimy poza zakres szkolenia) lub stosowaniem zbyt specjalistycznego języka, który nie jest zrozumiały dla osób chcących się dopiero czegoś nauczyć. To wszystko sprawia, że samo bycie specjalistą nie wystarczy – potrzebujemy przygotowania, samokontroli i opracowanej drogi do realizacji wyznaczonych celów.
Zainteresowania uczestnika szkolenia – Kluczowa umiejętność każdej osoby, która w sposób skuteczny chciałaby przekazać wiedzę wszystkim uczestnikom szkolenia w firmie. Nawet najmądrzejsza osoba na świecie nie zrobi dobrego szkolenia, gdy nie będzie potrafiła zainteresować jego uczestników. Przyznam, że może przez charyzmę, ciekawą tematykę szkoleń lub merytoryczne przygotowanie udaje mi się zainteresować grupy. Czasem widzę zauważalną zmianę postawy, gdy zmienię sposób mówienia, czasem, gdy wrzucę kilka ciekawostek z branży, case study, czy innego sposobu praktyczne wykorzystanie przekazywanej wiedzy.
Organizacja szkoleń w firmie – Wewnętrzne szkolenia dla firm
Osobiście prowadzę szkolenia wewnętrzne w firmach, lecz autorskich na ten moment nie miałem okazji organizować. Przy przygotowaniu wewnętrznego szkolenia istnieją uniwersalne zasady, których przestrzeganie pozwoli zwiększyć szanse na pozytywny wydźwięk i taki efekt, jakiego oczekiwaliśmy od samego początku.
Początek to wybór tematyki szkolenia i jego zakresu dla danej firmy. Zakres i tematyka dobierana jest w tym wypadku indywidualnie. Czy to ma być szkolenie z mediów społecznościowych? Kampanii Ads? Tworzenia strategii marketingowej? Storytelling’u w działaniach marketingowych i nie tylko? Sprzedaży w internecie w konkretnej branży? Najczęściej to właśnie od ogólnego kierunku zaczynamy dokładne planowanie.
Akceptacja tematu i zakresu szkolenia przez firmę to początek drogi. Musimy teraz jeszcze przygotować wszystkie materiały w sposób, który umożliwi jak najefektywniejsze zapoznanie z tematem przez przeszkolonych w przyszłości pracowników.
Profil grupy – Jestem fanem personalizacji i dopasowania szkoleń do konkretnej branży, a już najlepiej firmy. Na początku określam i tworzę profil grupy, która będzie przeszkolona i konstruuję przykładowe persony, aby lepiej zrozumieć potrzeby i problemy, w jakich mogę pomóc przekazując konkretną wiedzę.
Potrzeby szkoleniowe – Persony i ogólne wyobrażenie o firmie znacznie ułatwia prowadzenie szkoleń w niej w następnym etapie. Dzięki zrozumieniu i spisaniu najważniejszych potrzeb szkoleniowych, jakie charakteryzują konkretną branżę, mamy znacznie większe szanse na odniesienie sukcesu.
Cele – Następnie warto przemyśleć określenie dokładnych celów szkolenia. Z czym wyjdą uczestnicy? Czego najbardziej chcemy ich nauczyć? Jak powinni mówić o szkoleniu po opuszczeniu sali? Jakie materiały chcemy stworzyć? Jak szkolenie ma się przyczynić do wzrostu firmy i jej wartości wewnętrznej? Odpowiedzi na te pytania znacznie ułatwią nam przygotowywanie się. Zadbajmy o to, aby cele szkolenia skonstruowane były według technologii SMART. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że szansa na ich osiągnięcie jest większa.
Treść szkolenia i ćwiczenia do zastosowania w nim – To aspekt, który niegdyś sprawiał mi najwięcej problemów. Wiele osób, tak jak ja, chciałaby przekazać jak największą ilość wiedzy w czasie, jaki został im przeznaczony. Sprawia to, że pakują do programu takiego szkolenia zbyt dużo materiałów, ćwiczeń i wiedzy, której później nie są w stanie spakować w kilka, czy kilkanaście godzin, jakie przeznaczają na szkolenie pracowników firmy. Warto więc określić, jakie materiały okażą się najbardziej wartościowe w wybranym zakresie i oszacować czas przeznaczony na każde z wyselekcjonowanych zagadnień. Przeanalizujmy na tym etapie także metody nauczania, jakie wybierzemy przy realizacji szkolenia i ćwiczenia, jeżeli planujemy, aby się też w nim pojawiły. Opracujmy też dokładnie te, które chcielibyśmy zawrzeć, a obecnie ich brakuje.
Układ szkolenia – Szkolenia dla firm, tak jak tradycyjne opowiadanie, mają wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Twoim obowiązkiem jest zadbać, aby elementy szkolenia były zrozumiałe, odpowiednio zaznaczone, a materiał w nich dokładnie skondensowany. Często popełnianym błędem jest zawieranie wniosków i odpowiedzi na pytania, do których mieliby dojść uczestnicy na wstępie zamiast na końcu. Unikaj tego błędu dokładnie dzieląc materiał, jaki do tej pory przyszło Ci przygotować.
Konspekt szkolenia – Czym jest i jak go przygotować?
Konspekt szkolenia to taki dokument, w którym zapisane są wszystkie informacje na temat usługi. Znajdziemy tam zakres, cele szkoleniowe, czas szkolenia, etapy szkolenia, planowane ćwiczenia, informacje na temat odbiorców, opis, trenerów i korzyści, które otrzyma pracodawca.
Jeżeli chciałbyś otrzymać przykładowy konspekt szkolenia, skontaktuj się ze mną.
Techniki trzymania zainteresowania – Jak prowadzić szkolenia ciekawie i utrzymywać kontakt z uczestnikami?
Bez względu na to, czy szkolenie trwa godzinę, czy dziesięć godzin, uczestnikom trudno będzie utrzymać uwagę, gdy treść będzie przekazywana nieumiejętnie. Nawet, gdy będzie najbardziej fachowa na świecie. Wiele razy widziałem sytuację, gdy grupa traciła zainteresowanie trenerem, a co za tym idzie, materiałem, już po 10 minutach od rozpoczęcia. Wtedy wyciągnięcie czegokolwiek i przyswojenie jest prawie niemożliwe, gdyż umysł niezaangażowany nie przyswaja tak dobrze, jak mogłoby się wydawać. Jak utrzymać więc zainteresowanie odbiorców?
- Prezentacja realnej wartości – Zaczynając zaraz po przedstawieniu warto pokazać i powiedzieć uczestnikom, z czym będziemy mieć styczność podczas szkolenia. Powiedzmy im, co zyskają i jakich umiejętności nabędą po zakończeniu.
- Łamanie schematów i zrobienie czegoś nieoczekiwanego – Zaskoczenie pozwala wzbudzić emocje i odpowiednio rozpocząć szkolenie. Może być to nieoczekiwana informacja, ruch sceniczny, element prezentacji, wizerunku lub podarunek. Pozwoli to uzyskać uwagę i zainteresowanie praktycznie od zaraz.
- Prosty i przyjazny sposób mówienia
- Autentyczność od początku do końca – Zaczynając od przedstawienia się aż do zakończenia i rozdania materiałów zadbajmy o autentyczność. Doświadczenie mówi mi, że nie warto niczego ukrywać, dobrze jest odpowiadać na zadawane pytania i udzielić informacji o sobie w granicach rozsądku.
- Angażuj aktywnie i regularnie uczestników – Zadawanie pytań, prowokowanie dyskusji, burzy mózgów i wykonywanie ćwiczeń podczas szkolenia to podstawa, aby przez dłuższy czas utrzymać zaangażowanie grupy.
- Historie na poparcie i jako przykład zastosowań przekazywanej wiedzy – Storytelling to potężne narzędzie, które nie tylko pomoże zdobyć zainteresowanie ale pokaże zastosowanie przekazywanej przez nas w danej chwili wiedzy w praktycznej sytuacji.
- Przerwy – Stosowanie przerw jest nieuniknione przy dłuższych szkoleniach. Prowadzenie szkoleń, których długość nie przekracza kilku godzin może obędzie się bez przerw, jednak przy pięciu lub sześciu godzinach szkolenia są one konieczne, aby odświeżyć umysł i przyswoić informacje.
- Humor – Poczucie humoru pomaga zapamiętać zarówno trenera, jak i informacje. Zobacz, jak możesz wykorzystać metody pamięciowe w projektowaniu szkolenia i przekazywaniu wiedzy na nim.
- Grywalizacja – Gra podczas szkolenia wzmaga zaangażowanie i odpowiednio skonstruowana może zachęcić uczestników do zadawania większej ilości pytań. Punkty, poziomy lub nagrody za daną aktywność, ciekawe pytania, czy rozwiązanie testu kończącego szkolenie z najwyższym wynikiem to tylko kilka elementów, które można wdrożyć w przeprowadzanych szkoleniach.
Mam nadzieję, że teraz przygotowanie i organizacja szkolenia wewnętrznego dla konkretnej firmy nie będzie stanowiło takiego kłopotu, jak przed lekturą powyższego artykułu. Chętnie porozmawiam szczegółowo o omawianych punktach i przedyskutuję poszczególne aspekty, gdy się skontaktujemy.
